Egy teljes audit eredményeként megalkottam saját GDPR szabályzatomat. Meglátásom szerint a világ megérett a papír-ceruzára, ahol a környezetbarát gondolkodók nem nagyon fognak örülni a hagyományos írást, rögzítést és tárolást szándékozók körének, felvirágoztatjuk a könyvtárakat, krétaköröket hozunk létre és az iskolákból ismert papírgalacsinok titkos üzenete lesz az új SPAM.

GDPR szabályozása Rajcziová Adriana (továbbiakban Felhasználó), Rajczi Adrienn (továbbiakban Felhasználó), a Film Tour s.r.o. (továbbiakban Felhasználó) tulajdonában lévő adatok kezeléséhez.

Jelen írásomat Vidi Rita: Segítség a belsős, GDPR-kompatibilis adatvédelmi szabályzat kialakításában című írása ihlette (forrás: http://www.vidirita.com/segitseg-a-belsos-gdpr-kompatibilis-adatvedelmi-szabalyzat-kialakitasaban/)

A Felhasználó a rendelkezésére álló adatokat eddig az üzlet, a bevétel növelése és saját maga biztonsága érdekében gyűjtötte gondolatban, szóban, cselekedetben és írásban (a forrást ihlette: egy szentmise bevezető szertartása)

• Az adatok gyűjtésének mikéntje és hogyanjai

Volt egy Chipmailes próbálkozásom, de az elfelejtett  jelszó, és a bonyolult  Chipmail…. Húsz év vállalkozása alatt összegyűlt egy szekrényre való névjegykártya, sokan közülük már meghaltak, vannak akik még élnek de nincsenek kapcsolatban Felhasználóval, néha kiborulnak a dobozokból, tulajdonképpen ennyi a kontaktus. Az email címeket saját kis ujjacskáimmal pötyögöm be a google rendszerébe, néha kérik a címzettek hogy több hírlevelet nem szeretnének tőlem kapni, őket sitty sutty kipöckölöm a pipás hírlevél csoportból. De ettől még benn maradnak a címlistámban. Vannak évek óta ki nem nyitott mappák excel táblázatokkal, ahova sem időm sem energiám nincs egyesével bepötyögni a neveket, elérhetőségeket. A telefon egyszerűbb, könnyebben kezelhető. Egy van belőle. A privát és a céges egy készülékben, bőven elég.

• Hogyan definiáljuk, és hogyan működik a gyakorlatban az önkéntes adatszolgáltatás?

Definíció: Az önkéntes adatszolgáltatás az a fajta kedves gesztus, amikor egy másik fél mosolyogva adja oda az elérhetőségét, születési dátumát, lakcímét, valamilyen célból, személyesen. Ezen gesztusoknak általában valamilyen célja, érdeke van, tehát nem öncélú semmilyen esetben sem. Tehát megállapíthatjuk, hogy a személyes adatmegosztás mindkét fél részéről jelen kontextusban mindenki beleegyezésével, megegyezésével történik.

Az adatokat mindig mindenki önkéntesen adta át rendelkezésemre. Sose szorítottam fegyvert senki fejéhez, az én elérhetőségeim is publikusak, habár volt az életem alatt pár pasi akik arra hivatkoztak hogy nem tudnak elérni, pedig a közösségi oldalakon, a weboldalamon fenn van az elérhetőségem. A mobiltársaságnál viszont titkosítást kértem, mégis volt olyan eset amikor fura cégek felhívtak és ők biztos hogy nem a FB-ról informálódtak.

• Hogyan tájékoztatjuk az érintetteket?

Mivel munkám eléggé bizalmi, ezért ügyfeleimet sose fogom olyan helyzetbe hozni, amitől ők kellemetlenül éreznék magukat. Negyven évem alatt sose hagytam el mobilt, habár élettársaim néha kiborítottak taxiban felejtett, elhagyott, elveszített telefonokkal amikor éppen égetően szükségem lett volna velük beszélnem, na szóval a női felelősségtudat, a dolgaink gondozása, felügyelete és törődésünk garantálja az egyes kütyük biztonságát. Magyarul, ha egy gyerekre tudok vigyázni, fel tudtam nevelni, akkor egy mobiltelefont könnyedén megóvok minden külső beavatkozástól, illetve belső illetéktelen behatolótól. #metoo

• Az adatok tárolásának mikéntje és hogyanjai 

Adataim a google és a Facebook rendszerében vannak. Azok szabályzatát folyamatosan frissítem, elfogadom és alkalmazom. Elég? Legyen elég.

• Az adatok biztonságára vonatkozó játékszabályaink részletes leírása 

Minden ami régi, már nem használok, azokat egy külső adathordozón tárolom. Ez a külső winchester az íróasztalom fiókjában van. Egyedül élek. Legfeljebb a macskám fér hozzá. Mivel műanyagból van, kárt nem tud benne csinálni. Nem a macska van műanyagból.

• Adatok létrehozásának mikéntjei és hogyanjai

Nem tudom mi volt előbb a tojás vagy a tyúk, de adataim létrehozásához először az eszemet használom, utána az ujjaimat, végül pedig eddig laptopot használtam a rögzítéséhez, de elgondolkodtam a füzeten, ceruzával a radírozás miatt. A kivitelezésen még gondolkodom.

• Szolgáltatók, akiket igénybe veszünk és a velük kapcsolatos elvárásaink

Szörfözök a neten. Elég gyakran és szinte folyamatosan. Információkat gyűjtök be különböző oldalakról. A hivatalos oldalakat utálom, mert sem nem ismeretterjesztőek, sem nem érdekesek. Elvárnám tőlük hogy legyenek szórakoztatóak, figyelemfelkeltőek. A felhő szolgáltatások lehetnének ingyenesek, akkor biztos használnám őket.

• Adatok felhasználásának mikéntjei és hogyanjai– mire használjuk őket és mire nem.

Lásd fenn.

Szeretném kifejteni, mire nem használom az adatokat:

• nem tudok belőlük csirkepaprikást főzni
• nem tudom magamra kenni és felölteni
• tüzelőfának sem jó
• nem tudom hasznosítani a napi folyadékbevitelem pótlására sem

• Adatok törlésének mikéntjei és hogyanjai

Az adatokat a Delete gomb megnyomásával törlöm. Ha több adatot törlök, akkor kijelölöm az adott területet és a Delete gombra kattintva eltüntetem a szükségtelenné vált információkat. ugyanezt a Kukából is célszerű megtenni. Érdekes felismerés a Törlés és a Kuka parancsikonok megszemélyesítésének nagy kezdőbetűje. Miközben nemecsek ernő nevét kisbetűvel (is) írjuk. Megérett a világ a pusztulásra.

• Az érintettek lehetséges köre – akiknek az adatait kezeljük, vagy, mert megadták, vagy mert kénytelenek vagyunk (pl. a számviteli törvény kötelezően előírja) az adataikról hogyan szerezhetnek tudomást, mi ennek a módja. Az összes szóba jöhető érintettet fel kell sorolni, nemcsak azokat, akikkel tényszerűen az elmúlt héten tényleg volt konkrét esetünk.

Az érintettek szépen felhívnak engem. Én nem hívok fel senkit. Esküszöm.

• Email küldési szabályok– különös tekintettel az email továbbküldési szabályokra.

Megírom saját gondolataimmal a levelet, beírom a címzettet a legfelső rubrikába és elküldöm a mondanivalómat, mert:

1. várja
2. nem várja de megtehetem
3. megteszem és nem olvassa el

 A továbbküldött leveleket átírom, mert

1. találok bennük helyesírási hibát
2. le kell fordítanom mert angolul van vagy más nyelven és a magyarok többsége nem beszél nyelveket
3. lusta vagyok átírni és csak forwardolom
4. nincs időm átírni mert ezer más dolgom van és csak forwardolom.

        A továbbküldött leveleknél figyelembe veszem, hogy aki nekem küldte annak az e-mail címét kivegyem, ugyanis nem szeretném ha az ügyfelem direktbe kontaktálna a szolgáltatómmal.

• A munkakörökkel és munkafolyamatokkal kapcsolatos különleges esetek – pl. alvállalkozó csinálja a weboldaladat, és hozzáfér minden adathoz. Ezt hogyan szabályozod? Ki minek a felelőse? Stb.

• Riportozási szabályok– mikről készítünk külön kimutatást az adatvédelemmel kapcsolatban, és milyen gyakorisággal, ki készíti el, stb.

Saját magam megnyugtatása érdekében esküszöm az élő Istenre, hogy soha többet nem készítek excel táblázatot, a számokat fejben megjegyzem, a hozzá kapcsolt nevekkel. Vállalkozásomhoz nincs szükségem sem születési adatokra, sem anyjuk nevére, sem lakcímre. Ha két Szabó János van, akkor ők így jártak.

• Az adatvédelmi krízisek definíciója

Az én krízis definícióm: minden olyan helyzet, amikor feleslegesen dolgozom, mert a munkámnak nincs értéke. Semmi köze az adatokhoz. Köze van a jó kommunikációhoz, a kapcsolatok személyes ápolásához, a jó szervizhez és a trendek, szokások, igények követéséhez.

Amennyiben krízisbe kerülök mert a definíciómat megszegtem, akkor lehúzhatom magam a WC-n.

• A krízisek elhárításának első három, azonnali lépése. Mit teszünk, ki teszi, hogyan teszi, milyen erőforrások felhasználásával, és mennyi idő alatt?

Azonnali hatállyal felmondok magamnak. Ha illetéktelen behatoló eltulajdonítja a címlistámat a laptopomról, kiírom a Facebookra hogy segítsen valaki. És mindig akad ismerős aki megírja a tutit. Ha a telefonomat ellopják, feljelentést teszek a rendőrségen, letiltom a SIM kártyát és majd szívok a PUK kóddal.

• A krízisek elhárításának további lépései, avagy az első ponthoz képest milyen lépések jöhetnek még szóba. Cél az, hogy soha többé ne forduljon elő az a konkrét hiba, és azért van külön ez a két pont, hogy érzékeltesse, hogy van egy azonnali válaszcsapás, meg van egy hosszabb távú célokat kitűző pont is a kríziskezelésben.

Mindent kézzel írok, ceruzával, vásárolok egy trezort és abban tárolom. A kulcsot lenyelem, és minden reggel a szükség végzése után a saját magam rendelkezésére bocsájtom a kulcsot a következő étkezésig, tehát a trezor csak reggel 8.00- 9.00 óra között lesz elérhető.

• Krízis bekövetkezte után mennyi idővel és milyen módon végzünk vissza-ellenőrzéseket

Az előszobaajtóm mellett van egy lista bekeretezve, amit még a lányomtól kaptam karácsonyra:

• gáz-elzárva
• villany lekapcsolva
• ablak becsukva
• kulcs
• táska
• határidőnapló
• zsebkendő
• iratok
• pénz

            ide a végére beírom: GDPR adatellenőrzés, riport, védelem, minden nap szigorúan ellenőrizni!!!! 

A listát minden elmenetel előtt leellenőrzöm. Mármint a helyszín elhagyása előtt.

• Rendszeres belső adatvédelmi audit –

Úristen, a blogom! Ajánlom csak saját felelősségre olvasni! Ezen kívül az ajtóm melletti bekeretezett karácsonyi ajándékom mellé egy papírgurigát akasztok, amin a strigulákat vezetem minden reggel indulás előtt, az ellenőrzés elvégzése után. A papírgurigát 5 év elévülési idő elteltével újrahasznosítom!

• Milyen dokumentumokat vezetünk a krízisek és belső auditok kapcsán? –
• guriga (lásd fenn)
• napló (kézzel írott)

• Egyéb törvényi hivatkozások és kapcsolódó szabályok
• a sok kivágott fa szabálya
• az ellehetetlenítés szabálya
• a kreatív munka örömének szabálya
• a félelem szabálya
• az emberiesség szabálya
• a jócselekedetbe vetett hit szabálya
• a bizalom szabálya
• a sok lókötő akik miatt ez az egész helyzet kialakult, inkább azok megkeresése - szabálya
• az üvegzseb törvény szabálya
• hagyjon mindenki a fenébe szabálya
• törődj a saját dolgoddal szabálya
• világbéke szabálya

• Egyéb cégen belüli kapcsolódó szabályok 

Senkit sem engedek be a lakásomba. Bezárkózom, zenét sem fogok hallgatni a laptopomon keresztül, nehogy valaki a nyitott ablakon keresztül kiszivárogtasson adatokat. Nem nézek filmeket online, leiratkozom a Netflixről, csak szóban kommunikálok, újraértelmezem a becsületszót, az adott szót és a tisztességes üzletet.